Kik kararı

İHALE KARARI

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece tekliflerinin Teknik Şartname’nin 11 ve 12’nci maddeye uygun olmadığı gerekçesiyle numune değerlendirmesi sonucunda değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak şikayete cevap yazısında 18’inci maddenin de gerekçe olarak gösterildiği, her yenidoğan ünitesinde farklı cihazlar kullanılmakta olduğundan teklif edilen setlerin diğer ünitelerde kullanılabilir olabileceği, yapılan demonstrasyonlarda cihazları ile uyumsuzluk olduğunun idarece ifade edildiği, ancak klinikte yapılan teknik incelemelerde nemlendirici cihazın sorunsuz çalıştığı ısı değişimlerinin nemlendirici tarafından otomatik ayarlandığı, ekranda görülen ısı değişimleri plaka sıcaklığı, chamber alt plaka sıcaklığı, hava yolu sıcaklığı gibi verileri içerdiği, ortamın iklimlendirilme koşullarına göre (klima, hava akış perdesi, ortam kişi sayısı, materyal hareketliliği, otomatik ortam kapılarının açılıp kapanma sıklığı vs.) tüm nemlendirme cihazları sıcaklığının artıp azaldığı, devrenin içinin nemlendirilmesi ve sıcaklığının standartlar düzeyinde sabit tutulması gerektiği, 18’inci maddenin ise taahhüde dayalı bir madde olduğu, kendilerinin de bunu yerine getireceğini zaten beyan ettiği, tekliflerinin uygun olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

 İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır.

(4) İş ortaklıklarında ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde, teklif edilen mala ilişkin olarak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulabilir ve/veya demonstrasyon yapılabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulması ve/veya demonstrasyon işlemine yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde  “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: TIBBİ SARF 1 KALEM MALZEME ALIMI ( YENİDOĞAN SERVİSİ)

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

1 KALEM

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Hastanemiz Taşınır Mal Birimi ilgili deposuna teslim edilecektir.” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren bilgiler;

…

7.5.6. Bu maddede istenen katalog, broşür, fotoğraf ve/veya diğer teknik belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin belgeler :

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1.a) Numuneler; ihale komisyonunun uzman üyelerince Teknik Şartname kriterlerine ve/veya klinik uygulamaya uygunluk yönünden değerlendirilecektir. Ayrıca numunelerin denenmesi veya kullanılması halinde numune için ayrıca ücret ödenmeyecektir. Numunelerin yetersiz görüldüğü ürünlerle ilgili istekli firmadan tekrar numune istenebilecektir.

b) Uhdesinde ihale kalmayan isteklilerin denenmeyen kalemlere (Aritmetik hatadan eleme, eksik evraktan eleme sonucu vb.ihale dışı kalma) ait numunelerini; karara herhangi bir itiraz olmadığı durumda, kesinleşen ihale kararının tebliğ tarihindeki yasal sürenin bitmesinden itibaren  10 (on) gün içinde iadesi yapılabilir. Bu tarihten sonra yapılacak numune iade talepleri hakkında idaremizin herhangi bir sorumluluğu yoktur.  Teslim edilebilir durumda olmayan numuneler hakkında herhangi bir ücret talebinde bulunulmayacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’de  “11.Hasta devresi paketi içerisinde bir adet çift şamandıralı otomatik beslemeli chamber bulunmalıdır. Hasta güvenliği açısından chamber içerisinde birincisi arızalandığında otomatik olarak devreye girecek farklı renkte ikinci bir şamandıra bulunmalıdır.

12. Chamber içerisinde su seviyesi birinci şamandıra ile kontrol edilmeli ve bozulması halinde 80 Litre/Dakika altındaki hava akışlarında dahi inspirasyon hattına su sıçramamalıdır. Chamber'ın dolum hattı üzerinde klemp mekanizması bulunmamalıdır. Chamber üzerinde maksimum su çizgisi olmalıdır. Chamber içerisine dolan su, her zaman bu çizginin altında kalmalıdır. Chamber set ile aynı marka olmalıdır. Bu özellikler chamberin orjinal broşüründe açıkça yer almalıdır.

…

18. Teklif edilen hasta devresi, kliniğin demirbaşında kayıtlı olan MR850. model nemlendirici cihazlarla ile tam uyumlu olmalıdır. Farklı marka ürün teklif edecek firmalar, setleri ile aynı marka nemlendirici cihazlarını klinikteki mevcut ventilatör sayısı +1 adet yedek olacak şekilde tüm parçaları (ısı ve akış ölçüm kabloları, serum direği, bağlantı parçaları vb…) ile beraber tüketilene kadar ücretsiz olarak kurmalıdır.” düzenlemeleri yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin tekliflerin elektronik ortamda alındığı “Tıbbi Sarf 1 Kalem Malzeme Alımı (Yenidoğan Servisi)” ihalesi olduğu, ihaleye 3 isteklinin katıldığı, iki isteklinin teklifinin numune değerlendirmesi neticesinde uygun bulunmadığı, ihalenin Msg Sağlık Ürünleri Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Biyodemi Biyomedikal ve Arge Teknolojileri Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin teklifinin numune değerlendirmesi sonucunda Teknik Şartname’nin 11’inci ve 12’nci maddelerine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, gerekçe olarak “Bahsi geçen devre seti iki ayrı nemlendirici cihazla yaklaşık 10 gün denenmiştir. Isı ve nem cihazının inzaziv modda  39 dereceye çıktığı ve nom invaziv modda ise 30 derecelere kadar düştüğü görülmüştür. Isı değişimlerinin 2-3 derece birden düşmesi ya da çıkması hasta izleniminde etkin ventilasyonun yapılmasına engel olmaktadır. Daha sonra firma cihazda ısıyı sabitlemiş, ancak bu durumda yapılan takiplerde hasta ile senkranizasyon özelliğini kullanım dışı bırakılmıştır. Bu şekilde takip edilen nemlendirme cihazında beklenen olması gereken performans alınamadığından,” ifadelerine yer verildiği, numune değerlendirmelerinin ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından yapıldığı,

Yine aynı şekilde Gelecek Medikal Elektronik İnşaat Mobilya Turizm Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin teklifinin numune değerlendirmesi sonucunda Teknik Şartname’nin 11’inci, 12’nci ve 13’üncü maddelerine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, gerekçe olarak "Devrenin y konnektör kısmındaki inspirasyon ve eksprasyon hortumları kolaylıkla kendiliğinden çıkmaktadır. Buda ventilasyonu olumsuz etkilediğinden uygun görülmediğinden,” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı gerekçesiyle idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin şikâyete verdiği cevap yazısında anılan isteklinin teklifinin Teknik Şartname’nin 11’inci ve 12’nci maddelerinin yanı sıra Teknik Şartname’nin 18’inci maddesine de uygun olmadığının belirtildiği, bu hususun “…Teklif edilen ventilatör setinin kliniğimizde 10 gün boyunca denenmesi sonucunda; şartnamenin 18. Maddesine uygun olmadığı anlaşılmıştır. Şöyle ki; ısı ve nem cihazının invaziv modda 39 dereceye çıktığı ve non invaziv modda 30 derecelere kadar düştüğü görülmüş olup ısı değişimlerinin bu şekilde düşmesi ya da çıkması hasta izleminde etkin ve ventilasyon yapılmasına engele teşkil etmekte ve hastalarda komplikasyon riskini artırmaktadır. Isının sabitlenmesi halinde ise hasta ile senkronizasyon özelliği devre dışı bırakıldığı için cihazdan beklenen nemlendirme performansı elde edilememektedir. Kontrol dışı ısı değişikliklerinin olması ve sabit modda bebekle uyum göstermemesi nedeniyle ventilatör setinin mevcut kendi cihazlarımız ve firmanın sete uyumlu cihazları ile kullanımı uygun bulunmamıştır. Ülkemizde her yenidoğan ünitesinde farklı cihazlar kullanılmakta olduğundan teklif edilen setlerin diğer ünitelerde kullanılabilir olması olasıdır, ancak yapılan demolarda bizim cihazlarımız ile uyumsuzluk olduğu gözlendiğinden ilgili madde uyarınca yeni bir değişikliğe gerek görülmemiştir. Yapılan itiraz kabul edilmemiştir.” şeklinde ifade edildiği, dolayısıyla bu değerlendirmenin de kullanıma bağlı olarak yapıldığı, yani numune değerlendirmesi neticesinde yapıldığı anlaşılmaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerinde, idareler tarafından isteklilerce teklif edilen cihaz ya da cihazların Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığına yönelik değerlendirmenin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yapılması isteniliyor ise bu hususa ilişkin kriter ya da kriterlerinin İdari Şartname’de belirtilmesi gerektiği, ayrıca 4734 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesi uyarınca ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemlerin ihale komisyonu yoluyla yerine getirilmesi gerekmekte olup, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının tespitinin numune değerlendirilmesi yoluyla yapılması halinde, numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik izlenecek yol Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde hüküm altına alınmıştır.

Başvuru konusu ihaleye ait doküman düzenlemeleri incelendiğinde, İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde isteklilerce teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespitine yönelik ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak teknik bilgilerini içeren katalog ve numune sunulmasına yönelik düzenleme yapıldığı, isteklilerden numune talebinde bulunulduğu ve numune değerlendirmesinin ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından yapıldığı tespit edilmiştir.

Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır. Zira numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Yapılan açıklamalar çerçevesinde, numune değerlendirmesinin ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından yapıldığı, tespitlerin tutanağa bağlandığı ve ihale komisyon üyeleri tarafından imzalandığı belirlendiğinden, başvuru sahibinin iddialarının uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.