Aşırı düşük teklif açıklamalarında analiz formatının önemi
Aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin başvurularda ilk bakılan nokta, idarenin sorgulama işlemini mevzuata uygun yapıp yapmadığıdır. Çünkü bu aşamada yapılacak bir usul hatası, sonrasında sunulan açıklamaların içeriğini tartışmayı çoğu zaman anlamsız hale getirir. İdare, Kamu İhale Genel Tebliği’ne aykırı biçimde aşırı düşük teklif sorgulaması yapmışsa, süreç zaten sakatlanmış olur. Böyle bir durumda isteklilerin verdiği açıklamaların ayrıntısına girilmez; önce sorgulamanın kendisi denetlenir.
Bu yaklaşımın temelinde basit ama belirleyici bir mantık vardır: Hukuka uygun yürümeyen bir istek, sağlıklı bir açıklama değerlendirmesi doğurmaz. Mevzuata aykırı şekilde yapılan aşırı düşük teklif istemi, isteklinin savunma zeminini de kaydırır. Açıklama istenen kalemler, hangi girdilerin dikkate alınacağı ve hangilerinin dışarıda bırakılacağı baştan doğru kurulmamışsa, sonradan yapılan hesaplar da eksik bir zeminde kalır.
Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca, özel iş kalemleri için analiz formatı hazırlanması ve bu formatta yer alan analiz girdileri ile miktarların isteklilere açık biçimde verilmesi gerekir. İstekli de açıklamasını bu analize dayanarak yapar. Niteliği gereği analiz formatı düzenlenemeyen iş kalemlerinde ise ayrıca analiz sunma zorunluluğu yoktur; bu tür kalemler bakımından açıklama, Tebliğ’in 45.1.13’üncü maddesindeki çerçevede değerlendirilir. Yani her iş kalemi aynı usulle ele alınmaz; kalemin niteliği, açıklamanın şeklini doğrudan belirler.
Burada kritik nokta, özel poz ya da paçal iş kalemlerinin nasıl kurulduğudur. Eğer idare bu kalemlere ilişkin analizleri tek girdiden oluşturmuş, montajı da bu yapının içine katmışsa, hangi girdilerin açıklama konusu edileceği, hangilerinin edilmeyeceği meselesi bulanıklaşır. Bu da isteklinin hazırlayacağı aşırı düşük teklif açıklamasını doğrudan etkiler. Çünkü istekli, neyi açıklayacağını bilmiyorsa, sunduğu belge de tam ve denetlenebilir olamaz.
Bu nedenle, analiz hazırlanmamış özel iş kalemleri bakımından idarenin önce doğru analiz formatını kurması gerekir. Ardından, Tebliğ’e göre açıklama istenilecek iş kalemleri ile açıklama dışı bırakılacak girdiler ayrıştırılmalı; sıralı analiz girdileri listesi oluşturulmalıdır. Bu liste üzerinden, tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının yüzde 3’ü dikkate alınarak hangi girdiler için açıklama isteneceği belirlenmelidir. Sonrasında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden, özel pozlara ait girdiler ve miktarların açıkça gösterildiği yeni bir aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerekir.
Sonuç olarak, analiz formatı doğru kurulmadan yapılan aşırı düşük teklif sorgulaması, değerlendirme sürecini baştan zedeler. İdare, önce özel kalemlerin yapısını mevzuata uygun biçimde netleştirmeli, sonra açıklama istemelidir. Aksi halde hem sorgulama eksik kalır hem de sunulan açıklamaların sağlıklı biçimde denetlenmesi mümkün olmaz.